一、檔案管理系統(tǒng)操作流程是什么
檔案管理系統(tǒng)在檔案管理流程方面可以概括為以下四步：
1、檔案的收集
檔案管理系統(tǒng)支持多種采集渠道與采集方法，可通過(guò)新建、掃描、上傳、導(dǎo)入等多種方式，對(duì)電子文檔及實(shí)體文檔進(jìn)行創(chuàng)建與采集。
2、檔案的整理
（1）歸檔鑒定：預(yù)歸檔文件庫(kù)中的文件由檔案管理人員通過(guò)“自動(dòng)歸檔”或“歸檔編輯”功能進(jìn)行檔案歸檔。
（2）自動(dòng)歸檔：可將預(yù)歸檔文件庫(kù)中的文件按照歸檔年度保管期限、類型組合的歸檔分類規(guī)則，批量轉(zhuǎn)移到設(shè)定的檔案庫(kù)下。
（3）歸檔編輯：歸檔編輯功能提供方便的歸檔操作界面，可方便地將待歸檔文件歸入相應(yīng)的案卷中，并提供著錄項(xiàng)目的修改、卷內(nèi)文件的排序等功能。
有的檔案管理系統(tǒng)還具備自定義功能，用戶可以根據(jù)自己需求，對(duì)各層級(jí)文檔的分類架構(gòu)、目錄、屬性等進(jìn)行自定義預(yù)設(shè)。文件需按什么分類歸檔、各層級(jí)有什么目錄、需錄入哪些信息等，完全可根據(jù)自己需求而定。
3、檔案的存儲(chǔ)
（1）檔案庫(kù)：通過(guò)歸檔編輯與自動(dòng)歸檔均可將檔案放入檔案庫(kù)中。
（2）資料庫(kù)：管理員檔案鑒定后不需要?dú)w檔的文件即可轉(zhuǎn)移到資料庫(kù)中管理。
4、檔案的利用
在一定權(quán)限內(nèi)，員工可以申請(qǐng)借閱，并且管理員可以查看到系統(tǒng)的借閱列表，可進(jìn)行在線的歸還、領(lǐng)用、催還、收回等操作。員工借閱電子檔案可按批準(zhǔn)的時(shí)效在線查閱；借閱實(shí)體檔案可以線上申請(qǐng)，線下取用；借閱打印復(fù)印件可由檔案管理員設(shè)置閱讀與打印水印，限定文件使用用途。
二、檔案管理系統(tǒng)如何導(dǎo)入數(shù)據(jù)
前文已經(jīng)簡(jiǎn)單了解到可通過(guò)新建、掃描、上傳、導(dǎo)入等多種方式，對(duì)電子文檔及實(shí)體文檔進(jìn)行創(chuàng)建與采集，那么具體的檔案管理系統(tǒng)如何導(dǎo)入數(shù)據(jù)呢？
檔案導(dǎo)入，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，是指檔案卷宗信息的導(dǎo)入，通過(guò)檔案收集模塊的檔案導(dǎo)入即可實(shí)現(xiàn)。如果紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化，有具體的檔案內(nèi)容文件，則同電子檔案的導(dǎo)入工作相同。
電子檔案的導(dǎo)入，首先仍然是檔案卷宗信息的導(dǎo)入。通過(guò)檔案收集模塊的檔案導(dǎo)入界面下載模板，根據(jù)模板錄入檔案的卷宗信息（包括卷內(nèi)目錄），然后導(dǎo)入系統(tǒng)中，形成相應(yīng)的檔案信息。其次是檔案全文的導(dǎo)入。通過(guò)檔案收集中的文件導(dǎo)入，將檔案的全文文件導(dǎo)入系統(tǒng)，并與相應(yīng)的檔案卷宗對(duì)應(yīng)。
在檔案導(dǎo)入和文件導(dǎo)入后，如果發(fā)現(xiàn)有漏上傳文件的或者缺失信息的檔案，可通過(guò)“檔案收集模塊”中的檔案新增和檔案編輯進(jìn)行補(bǔ)充處理。
